16 tips for å få det meste ut av M 365
Å drive en bedrift er en sammensatt oppgave, og du bruker mange forskjellige verktøy for å holde bedriften din i gang. Du har ett verktøy for å snakke med ansatte, tidsplaner, møter, dele dokumenter og et annet verktøy for å holde oversikt over oppgaver. Å bytte til Microsoft Office 365 kan spare deg for å trenge så mange forskjellige typer programvare, og det kan også spare deg for penger. Når du bruker M 365, vil du sørge for at du får alt du kan ut av det for å få virksomheten til å rulle så smidig som mulig.
Microsoft 365 – en Digital arbeidsplass
Her kommer 16 tips for å få det meste ut av M 365
1. OneDrive Cloud Storage
OneDrive holder filene dine på ett sted og lar deg enkelt dele dem og samarbeide. Filer synkroniseres mellom OneDrive og skrivebordet, slik at du har tilgang til dem hvor som helst. Skyservere og fysiske servere kan ha tilgang til dokumenter. Du kan bruke Del +-funksjonen til å legge ved filer i e-postmeldinger som en delbar lenke. OneDrive er som den boksen med viktige ting du har, men du kan få tilgang til den hvor som helst og hvor som helst med fildeling.
2. Online- og mobilversjoner
Office 365 inkluderer mobilapper. Hvis de ansatte trenger å jobbe hjemmefra eller mens de er på reise, kan de åpne filer og apper fra en hvilken som helst enhet med internettforbindelse. Ingen unnskyldning for ikke å jobbe!
3. Microsoft Teams
For uten videokonferanser med flere deltagere, så kan du opprette team og grupper for spesifikke prosjekter i Teams. Dette hjelper deg med å opprettholde kommunikasjon, dele kalendere, utveksle filer og enkelt chatte med direktemeldingsverktøyet. På denne måten får du flere produktivitetsverktøy på ett sted, og prosjektledelsen blir mye smidigere. Flere tips om hvordan du bruker Teams for prosjektledelse kommer i ett senere innlegg.
4. Microsoft Planner
Microsoft planner lar brukere tildele individuelle oppgaver og sette forfallsdatoer. Dette er enda mer nyttig fordi oppgaver blir sett av alle medlemmene i en gruppe. Denne gjennomsiktigheten gir jevn kommunikasjon som gjør det lettere for folk å jobbe sammen. Du kan utveksle oppgaver og omorganisere hvem som er tilordnet hva. Du får en nøyaktig tidslinje over hendelser og tydelig kommunikasjon med hva som blir gjort. Ikke mer, «Jeg trodde du gjorde det!» og andre misforståelser.
5. Søppelpostfunksjon
Det er en søppelpost på Outlook der Microsoft vil ta hensyn til uleste meldinger i innboksen din. Når den forstår e-postinnstillingene dine, vil den sortere e-posten din, og meldingene dine med lav prioritet vil gå til en søppelmappe. Dette setter fokus på de viktige e-postmeldingene. Søppelposten håndterer også og samler de uønskede meldingene du aldri åpner.
6. Funksjon for tilbakekalling av meldinger
Hvis både du og kontakten du sender e-post til, har M 365, kan du kalle tilbake en e-post du har sendt, så lenge den ikke er åpnet ennå. Det kan være greit å ha i bakhodet når du impulsivt sender en mail til en kollega etter en frustrerende samtale.
7. OneNote
OneNote er i utgangspunktet en notatblokk du kan dele inn i prosjekter og kapitler. Du kan ta notater, bygge gjøremålslister, og få tilgang til de hvor som helst. På denne måten har du full oversikt over notater du har tatt i møter og på farten.
8. Office Lens App
Denne appen gjør notatene du tar enda enklere. Du kan bruke smarttelefonen til å ta et bilde av et brett eller et papirark, og gjøre det om til et digitalt skjema. Det hindrer deg også i å miste viktige notater du kanskje trenger senere.
9. Smart Look-Up
Brukere kan markere et hvilket som helst ord eller uttrykk og bruke Smart Look-up-knappen for å vise et Bing-søkevindu for å finne ut mer om det. Det er så enkelt å dobbeltsjekke søkefeltet for å sikre at du har rett når du gjetter betydningen av «blitzscaling.» Smart funksjon når du må holde tritt med kontor-lingoen.
10. Samarbeid
Du kan dele filer til OneDrive eller SharePoint og dele dem umiddelbart med kolleger. Redigeringer vises til alle i sanntid, og du kan følge med på alle endringene. Når dere ikke kan være på kontoret sammen, gir dette deg ingen unnskyldning for ikke å bli med på feste. Samtidig redigering av dokumenter og samarbeid er en problemfri prosess med samarbeidsfunksjonene i M 365.
11. Sharepoint
SharePoint-visninger lar deg dele mange dokumenter opp i mapper med mer spesifikke rammer. Deretter kan du bare vise dokumenter innenfor disse kriteriene samtidig. Hvis bedriften din for eksempel har flere beliggenheter, kan du dele opp dokumenter i de forskjellige stedene. På den måten kommer du raskere til dokumentene du trenger.
Se under bildet for de siste tipsene.
12. Sway for Slideshow
Sway tilbyr mange maler, bakgrunnsbilder og bonusfunksjoner for å gjøre lysbildefremvisningene dine mer tiltalende. Du kan også importere eksisterende dokumenter og begynne å arbeide med en disposisjon for å spare mye tid når du bruker PowerPoint-maler.
13. Pin Documenter til Taskbar
Microsoft 365 lar deg lage en snarvei til et dokument du regelmessig bruker. På den måten er det et raskt klikk på en knapp unna, ogtrsø du trenger ikke å søke gjennom filene dine hver uke. Du setter de viktige tingene først.
14. Microsoft 356 Security
Micosoft 365 oppretter en sikker brannmur som beskytter dataene dine mot hackere. Microsoft har flere sikkerhetssertifikater enn noen annen skytjenesteleverandør. Det er viktig at du holder bedriftens data på et sikkert sted, og Microsofts sikkerhetsfunksjoner gir deg nettopp det.
Når du deler et dokument med andre, kan du gi dem tilgang, og deretter fjerne denne tilgangen på et øyeblikks varsel. Tenk deg å gi noen en USB-pinne med viktige data, og i stedet for å la dem løpe rundt med den resten av livet, kan du få den til å forsvinne. Dette holder viktig informasjon nær hjemmet.
15. Kommuniser endringer og holde opplæringsøkter
Frykt for ny teknologi er vanlig. Vi ønsker å fortsette å bruke kjente verktøy når det kan være vanskelig å lære nye metoder og rutiner. Kommunikasjon av endringen til den nye Microsoft-programvaren på forhånd gjør overgangen jevnere hvis alt dette er nytt for teamet ditt. Hold opplæringsøkter for å sette av tid til å lære de ansatte hvordan de nye verktøyene brukes. På den måten føler de seg komfortable med å dykke inn med dem, og kommunikasjonen er smidig.
16. Gå foran som et godt eksempel
Du gjør de ansatte begeistret for programvaren og dens fordeler ved å bruke den selv, du må vise dem hvordan det gjøres. Foreta ukentlige konferansesamtaler på Microsoft Teams (den nye Skype). Opprett et delt orddokument og få alle til å gjøre endringer. Vis dem hvor effektivt samarbeidet er. Du vil forsikre deg om at du ikke betaler for programvare du ikke trenger når du allerede har M 365. Disse funksjonene overlapper med mye populær programvare som du ikke trenger å betale for.
Microsoft 365 sørger for at oppdateringer kommer, slik at du alltid har den nyeste versjonen tilgjengelig. Du trenger ikke å ha lisenser til en ny versjon med noen års mellomrom slik Microsoft-programvaren fungerte tidligere. Du har alle disse verktøyene og funksjonene for hånden, så bruk dem! Hold bedriften og de ansatte i gang, få de til å omfavne teknologien og appene som gjør fjernarbeid lekende lett. Appene gjør også tiden på kontoret mer effektiv og øker produktiviteten, noe man vil oppdage etter hvert som man tar i bruk de forskjellige funksjonene.
Ta kontakt med oss dersom dere ønsker tips for hvordan Microsoft 365 best kan utnyttes i din bedrift. Våre rådgivere har bred erfaring fra flere sektorer innen SMB-markedet, og er gode på finne de beste løsningene for akkurat din bedrift.
